La vigilancia en comunidades de propietarios requiere algo más que cámaras: exige una gestión legal, constante y responsable para evitar sanciones y conflictos.

Cuando una comunidad de propietarios decide instalar un sistema de videovigilancia, la mayor parte del esfuerzo se concentra en la instalación técnica: elegir los puntos adecuados, contratar una empresa homologada y aprobarlo en junta. Sin embargo, lo que suele quedar sin definir con claridad —y con más frecuencia de lo que parece— es quién se encarga de gestionar ese sistema día tras día, verano e invierno, sin que quede desatendido.

La vigilancia no termina cuando se apagan las luces del verano ni cuando baja la actividad en las zonas comunes. Tampoco se limita a que las cámaras funcionen: implica revisar grabaciones cuando es necesario, conservar imágenes de forma legal y custodiar datos personales con todas las garantías.

La falta de atención en estos aspectos puede traer consecuencias graves para la comunidad, tanto legales como económicas y sociales. Este artículo responde a una pregunta fundamental: ¿quién debe encargarse de todo ello y cómo debe hacerlo correctamente?

La responsabilidad legal recae en la comunidad

Según la Ley de Propiedad Horizontal y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la comunidad de propietarios es la que ostenta la responsabilidad legal sobre cualquier sistema de videovigilancia instalado en sus zonas comunes.

Esto significa que, a efectos legales, la presidencia de la comunidad es la figura que actúa como responsable del tratamiento de las imágenes y datos que se recogen.

Esta responsabilidad no se extingue en agosto ni se diluye por la ausencia de personal. La Ley exige que haya un seguimiento real y documentado del sistema durante todo el año, sin importar la estacionalidad del uso de piscinas, jardines o solariums; accesos, garajes o trasteros.

¿Puede encargarse el portero o conserje?

En muchas comunidades, la presencia de un portero o conserje lleva a pensar que también pueden asumir el control del sistema de videovigilancia.

Sin embargo, la normativa es muy clara en este punto. El personal de mantenimiento o portería no puede acceder a las grabaciones ni gestionar el sistema de forma autónoma, a menos que se les haya designado formalmente, recibido formación específica y asumido por escrito las responsabilidades derivadas de ese acceso.

Dado que el sistema trata imágenes que pueden identificarse con personas concretas, cualquier acceso indebido, por buena voluntad que tenga, constituye una infracción. La Ley exige trazabilidad, supervisión y formación. Y eso no se improvisa.

Administradores de fincas: un papel clave, pero bien definido

En la mayoría de los casos, la gestión técnica y documental del sistema suele delegarse en el administrador o administradora de fincas. Es quien actúa como encargado o encargada del tratamiento, siempre que haya firmado un contrato específico que lo habilite para ello.

Este contrato debe detallar sus funciones, las medidas de seguridad que debe aplicar y el modo en que devolverá o destruirá las imágenes cuando finalice su relación con la comunidad.

Eso no lo convierte en el responsable legal del sistema. Su papel es el de ejecutar, bajo instrucciones, las decisiones que aprueba la comunidad y que representa su presidencia.

El error habitual es asumir que el administrador o administradora puede tomar decisiones por su cuenta en materia de protección de datos. Y eso, ante una inspección o una reclamación vecinal, puede suponer un problema para todos y todas.

¿Qué pasa si el sistema se deja sin supervisión?

La desatención del sistema de videovigilancia, aunque sea temporal o por olvido, puede derivar en consecuencias serias.

Por ejemplo, si las grabaciones se conservan más tiempo del permitido (30 días en condiciones normales), se estarían almacenando datos personales sin base legal. También es frecuente que, en ausencia de un protocolo claro, se acceda a las imágenes sin motivo justificado o sin seguir el procedimiento correcto.

Todo ello puede derivar en sanciones económicas que van desde los 1.000 hasta los 100.000 euros, dependiendo de la gravedad y reiteración de la infracción.

La Agencia Española de Protección de Datos ha sancionado ya a muchas comunidades por cuestiones como falta de cartelería informativa, conservación indebida de imágenes, grabación de zonas no autorizadas (como solariums o interiores de piscinas) o acceso no autorizado por parte del personal de la finca.

Pero las consecuencias no se limitan a lo económico. Cuando la comunidad recibe una denuncia o una reclamación de un vecino o visitante, el conflicto puede extenderse a la convivencia diaria.

La pérdida de confianza, la tensión en las juntas o la exposición a una posible demanda civil por vulneración del derecho a la intimidad son riesgos muy reales.

Vigilancia en verano y más allá: mantener la gestión todo el año

Durante el verano, las cámaras pueden tener mayor protagonismo por el uso intensivo de las zonas comunes. Aun así, el sistema no puede apagarse ni dejarse sin control durante el resto del año.

Las entradas y salidas a la comunidad o al edificio, los robos en garajes y trasteros o las incidencias en portales no entienden de estaciones. Por eso, debe existir una gestión continua y profesional, que incluya:

• Revisión mensual del sistema técnico (cámaras, almacenamiento, alimentación).
• Control de fechas de conservación y eliminación de imágenes.
• Registro de accesos a las grabaciones.
• Actualización del Registro de Actividades de Tratamiento, obligatorio según el RGPD.
• Información clara a los propietarios sobre su derecho a conocer cómo se usa el sistema y cómo pueden ejercer sus derechos.

Buenas prácticas que toda comunidad debe adoptar

Una gestión adecuada empieza por definir bien los roles.

La presidencia debe conocer sus responsabilidades. El administrador necesita estar formalmente habilitado como encargado del tratamiento. Y cualquier empresa externa debe cumplir estrictamente con las medidas de seguridad establecidas.

Además, se recomienda:

• Establecer protocolos por escrito para el uso y acceso al sistema.
• Revisar el cartel informativo de videovigilancia y su visibilidad.
• Realizar una auditoría anual del sistema, incluyendo aspectos técnicos y legales.
• Documentar todas las acciones relacionadas con el sistema (acceso a imágenes, incidencias, entregas a cuerpos de seguridad, etc.).

La videovigilancia puede ser una herramienta útil y efectiva para mejorar la seguridad y la convivencia, pero su eficacia no depende únicamente de tener cámaras funcionando. Depende de quién las gestiona, cómo se gestionan y con qué garantías legales.

Delegar, formalizar, revisar y documentar son los pilares de una buena gestión. En segurikus acompañamos a las comunidades desde el primer día, ayudando a establecer un sistema sólido, legal y adaptado a cada realidad vecinal.

No se trata sólo de grabar: se trata de proteger bien.